La tecnología avanza a pasos agigantados, por lo tanto, las personas como las empresas deben adaptarse a estos cambios para mantenerse actualizados en un mercado competitivo. En esta línea, herramientas contables como las hojas de cálculo están quedando totalmente obsoletas, las cuales tienen altos márgenes de error.

Además, las planillas de cálculo brindan poca visión para mejorar, presentan un gran desafío a la hora de realizar seguimientos y no contribuyen en la previsión y proyección de estrategias bien estructuradas. 

De esta forma, las tareas se tornan bastante pesadas y no aportan todo lo necesario para los requerimientos de algunos puestos laborales como, por ejemplo, un responsable del área de Planeamiento y Control. En esta línea, un sistema de proyección financiera presenta una gran cantidad de ventajas con respecto a las hojas de cálculo.

¿Cuáles son las ventajas de contar con un sistema de proyección financiera?

Para comprender en detalle las ventajas que ofrece un sistema de proyección financiera, El Economista conversó con Juan Pablo Baldoni, Director Ejecutivo de Plika, una de las empresas nacionales que ha desarrollado uno de estos novedosos sistemas.

“Contar con una hoja de cálculo en las finanzas de la empresa no representa vanguardia o un sistema funcional y práctico, sino todo lo contrario, ya que cargar con una gran cantidad de datos de forma manual, lentifica el proceso, vuelve ineficiente el sistema y afecta la productividad individual y general de cualquier organización”, sostiene el especialista.

Las hojas de cálculo son ineficientes y lentifican los procesos financieros

“Actualmente, los softwares FP&A (es el acrónimo de Financial Planning and Analysis) simplifican los procesos, permiten evaluar y tomar decisiones adecuadas en función de los datos reales, estandarizar los sistemas y contar con un ambiente flexible adaptado a las necesidades del personal y cliente”, añade.

En esta línea, el especialista detalla cuáles son, a su criterio, las 5 ventajas más importantes de un sistema de proyección financiera.

Proyección a largo plazo. Proyectar y prever diversas situaciones como parte de un control financiero requiere de un análisis extenso que solo es generado con datos confiables y rápidos. La empresa podrá prepararse y evitar escenarios negativos, mientras crece financieramente. Claramente esto no sería una tarea fácil utilizando hojas de cálculo.

Integración de datos de diferentes fuentes. La dinámica manual del Excel es un proceso poco certero que afecta la calidad de los datos. De hecho, el trabajo con múltiples fuentes incrementa la posibilidad de que la actualización sea tardía o errónea. En cambio, la integración entre sistemas contables ERP con FP&A permite conectar y consolidar los datos deseados en pocos pasos.

Reducir errores.Ante información proveniente del análisis de datos obtenidos mediante una hoja de cálculo, en una empresa donde existen múltiples usuarios que operan sin integración ni una comunicación adecuada, se generan grandes cantidades de versiones, inexactitudes y una derivación de inconvenientes. Los softwares de FP&A permiten reducir los errores por ser sistemas versátiles, adaptables a los cambios y más avanzados. 

Eficiencia y fiabilidad. Un sistema de proyección financiera libera de cargas tediosas al personal que lo utiliza y automatiza los procesos, lo que proveerá más tiempo al análisis. Esto no sólo consolida el área financiera, sino que también genera información para mejorar las prácticas a futuro, tanto para el equipo financiero como para las operaciones más relevantes y determinantes de la empresa. 

Información precisa. Contar con datos confiables brinda la posibilidad de obtener información precisa sobre cada área y proceso de la empresa. Esto es clave para el diseño de estrategias eficaces que ataquen los problemas reales sin enfocar esfuerzos en lugares incorrectos.  “La herramienta FP&A representa un avance en comparación con la hoja de cálculo, ya que pueden operar en conjunto, pero de una manera estratégica a partir del poder y precisión”, argumenta el experto Por otra parte, el especialista sostiene que un sistema eficiente, confiable, ágil y flexible es sinónimo de éxito, no solo en el área financiera, sino también para toda la empresa.  

“Es por esto que FP&A es la innovación del futuro financiero, adaptada al crecimiento de cada empresa y su complejidad, apoyadas en tecnologías para una mejor comprensión del escenario de la empresa, así como la ejecución de actividades de mayor calidad, pero en menos tiempo. El camino de esta transformación ya no se planea en hojas de cálculo, hoy se hace a través de herramientas completas e indispensables para cualquier compañía”, concluyó Baldoni.